Als dagvoorzitter weet je dat je de impact van een bijeenkomst behoorlijk kan versterken met een goede, pakkende afsluiter. In het ideale geval beleven de deelnemers daarin gezamenlijk nog een keer op originele wijze de essentie van waar het ook al weer over ging, zodat deze prettig in het geheugen wordt gegrift. De kern van de meeting krijgt zo een frame dat de deelnemer in staat stelt collega’s, leidinggevenden of geliefden overtuigend en onderhoudend in één of twee zinnen bij te praten. Het leveren van afsluiters en andere omlijstingen van congressen en bedrijfsevenementen, is inmiddels een kleine industrie op zichzelf geworden. Columnisten, cartoonisten, stand-uppers, rappers en zelfs kleine musicalgezelschappen staan in de coulissen te trappelen om congresminnend Nederland van een passende uitsmijter te voorzien. Maar in veel gevallen komt de afsluiter aan op een door de dagvoorzitter geleide slotactiviteit. Verbaal of muzikaal vuurwerk is immers lang niet altijd haalbaar en evenmin altijd nodig om bijeenkomsten van een goede pointe of apotheose te voorzien.

Onlangs was ik bij een intervisiebijeenkomst van de vakgroep Goede Dagvoorzitters, die we afsloten met een brainstorm over: …afsluiters. En dan met name afsluitende werkvormen van bijeenkomsten waarin plenair de resultaten van een aantal deelsessies worden besproken. Er zijn heel veel manieren om deze afrondingen leuker en interessanter te maken, zo ontdekten we gezamenlijk. Hier volgt een tiental tips.

1. Neem tijd voor de voorbereiding

Alles begint natuurlijk bij een gedegen voorbereiding waarin goed over de keuze van de te gebruiken werkvormen is nagedacht. Niet elke afsluiter is geschikt voor iedere sessie. Zorg voor een goede briefing van de deelnemers en van de degenen die de deelsessies leiden.

2. Practice makes perfect

Besteed de laatste tien minuten van een deelsessie aan het voorbereiden van de terugkoppeling. Een terugkoppeling wordt pas leuk als er echt werk van gemaakt wordt. Zeker als de keuze valt op een wat ludiekere vorm dan een puntsgewijze opsomming.

3. En de winnaar is…

Een inhoudelijk verhaal beklijft pas als het aantrekkelijk verteld wordt. Door de vorm te belonen waarin een inhoudelijke boodschap moet worden verpakt, breng je een spelelement in dat plezier en creativiteit oplevert. Als er met de origineelste rapportage aan de groep een taart of een fles bubbels te winnen valt, komen er onvermoede krachten boven.

4. In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister

Door strakke, bekende formats aan de deelnemers op te leggen, dwing je ze tot duidelijke keuzes, tot creativiteit en tot het toepassen van een externe invalshoek. Het opleggen van een tijdslimiet (het mag maximaal drie minuten duren) aan de terugkoppeling is uiteraard het bekendste format.

In de volgende tips een aantal bruikbare formats:

5. Wat schrijven de kranten?

Stel dat de bijeenkomst de volgende dag voorpaginanieuws zou zijn voor de Telegraaf, hoe zou de krantenkop dan luiden? En wat zou er in de lead van het artikel staan? Laat de deelnemers de uitkomsten van hun deelsessie in Telegraafstijl verwoorden. Plezier verzekerd.

6. To tweet or not to tweet

Door een conclusie op te schrijven in 140 tekens, de lengte van een tweet, dwing je deelnemers te focussen op de kern. Als er meerdere relevante conclusies zijn, zijn meerdere tweets mogelijk.

7. Een beeld vertelt duizend woorden

Geef deelnemers eens de opdracht geven de opbrengst van de bijeenkomst te omschrijven aan de hand van een voorwerp of een foto. Het levert vaak verrassende nieuwe inzichten op. De foto’s of voorwerpen kun je van tevoren selecteren en uitdelen, maar je kunt ook de vrijheid geven om iets van internet te plukken.

Dan zijn er ook vormen die wat meer beweging van de deelnemers vragen.

8. Cirkel van invloed of van betrokkenheid?

Dit is duidelijk een methode waarbij de deelnemers bekend moeten zijn met dit door Stephen Covey bedachte model. Een probleem kan dan besproken worden in aspecten die niet beïnvloedbaar zijn (cirkel van betrokkenheid) en zaken die wel te beïnvloeden zijn (cirkel van invloed). Als de zaal er zich voor leent, kun je deze cirkels op de vloer aanbrengen met tape en de deelnemers vragen op een plek in een van de cirkels te staan. Zo kunnen ze aspecten van het onderwerp en hun eigen positie in de kwestie toelichten.

9. Samen uit, samen eens

Dit is en methode om in een beperkte tijd tot één uitspraak of conclusie te komen. Er is wel strakke regie vereist, alsmede discipline van de deelnemers. Het gaat als volgt. Iedere deelnemer formuleert voor zichzelf één uitspraak of conclusie voor de bijeenkomst en bespreekt dat met een ander. Dit tweetal moet één van de conclusies kiezen. Dat bespreken ze vervolgens met een ander tweetal dat ook één uitspraak heeft gekozen. Dit viertal kiest opnieuw één van de twee uitspraken. Vervolgens worden achttallen gevormd, enzovoorts, tot er twee groepen overblijven die een keuze moeten maken tussen de twee overgebleven uitspraken. Dat levert uiteindelijk één uitspraak op. De wijze waarop groepen tot een keuze komen, kan verlopen via een korte bespreking en een stemronde.

10. Mag ik u even doorzagen?

Tot slot: uititeraard kunnen al deze vormen gecombineerd worden met enkele prikkelende vragen aan deelnemers door de dagvoorzitter. Interviewen is op zichzelf ook een manier om de terugkoppeling uit de deelsessies vorm te geven en direct feedback aan de andere deelnemers te vragen.

(Eerder gepubliceerd op LinkedIn)